M Nizar P Maady (5210100074)
Lutfi Hilman P (5210100119)
Secara umum laporan ini menjelaskan pengertian proyek Outsourcing (and in-Sourcing) (OI) dan proyek Sistem Migrasi. Selain itu, akan ada penjelasan mengenai fitur-fitur kedua jenis proyek tersebut dan dengan disertai contohnya dalam bentuk studi kasus. Yang kemudian diuraikan solusinya pada Sub Bab Cara me-manage Proyek TI tersebut berdasarkan jenis proyeknya. Agar lebih memahami kedua konsep proyek tersebut, akan ada kelebihan dan kekurangan penggunaan proyek yang dikemas dalam bentuk Sub Bab Tantangan yang harus dihadapi.
Pengertian Proyek TI OI
Proyek TI Outsourcing merupakan proyek berbasis teknologi informasi yang mana pelaksanaannya dengan cara mengalihkan pekerjaan yang sifatnya non-core oleh suatu perusahaan kepada perusahaan lain melalui suatu perjanjian/kontrak kerja. Adapun alasan pengalihan pekerjaan bersifat non-core, karena perusahaan tersebut dapat meminimalisir pengeluaran, proses kerjanya lebih cepat, dan perusahaan tersebut dapat focus ke urusan lainnya yang lebih penting.
Siklus itu berguna agar tidak terjadi kesalahan dalam pelaksanaan proyek. Bermula dari aktivitas studi kelayakan hingga evaluasi vendor. Ditengah siklus tersebut mengalami negosiasi kontrak yang mana terjadi kesepakatan antara pihak perusahaan satu dengan perusahaan penyedia outsourcing lainnya.
Insourcing sendiri merupakan kebalikan dari pengertian Outsourcing, sehingga perusahaan memanfaatkan karyawan internalnya. [1]
Tantangan Proyek TI OI
Ada beberapa tantangan yang perlu diperhatikan dalam pelaksanaan proyek TI Outsourcing, diantaranya:
a. Komitmen manajemen outsourcing antar perusahaan
Selama proses proyek TI Outsourcing berlangsung, perlu adanya komitmen mengenai manajemen proyek baik untuk jangka pendek maupun jangka panjang. Karena apabila tidak ada komitmen, resikonya akan terjadi penyimpangan yang merugikan pihak lainnya
b. Perlunya pengetahuan mengenai siklus outsourcing
Kurangnya pengetahuan mengenai siklus outsourcing yang benar dapat menimbulkan gagal dalam memenuhi saasran dan bahkan merugikan perusahaan. Hal ini terjadi karena perusahaan tersebut tidak menempatkan outsourcing sesuai dengan kebutuhan.
c . Komunikasi antar perusahaan outsourcing harus baik terhadap seluruh karyawan
Komunikasi yang efektif dan terarah merupakan hal yang harus terjadi selama proses outsourcing terjadi. Resistensi terjadi karena: khawatir bila karyawan di PHK, adanya penentangan dari karyawan, khawatir sourcing akan merusak budaya perusahaan, dsb
d . Perlu keyakinan yang kuat sebelum mengambil keputusan untuk outsourcing
Proyek TI terkadang terlalu cepat untuk mengambil suatu keputusan, hal ini perlu diperhatikan sebelum memutuskan untuk outsourcing. Misalkan, jika perusahaan TI tidak mengevaluasi kontrak outsourcing dengan baik, bias memunculkan perselisihan antara perusahaan
e. Proyek TI Outsourcing harus memiliki visi dan pondasi yang kuat
Hal ini harus dimiliki perusahaan tersebut karena bila tidak ada akan mengalami lemahnya komunikasi internal. Harapan perusahaan terhadap vendor tidak jelas, dan perusahaan akan tidak siap untuk menghadapi perubahan seandainya terjadi di tengah proses [2]
Studi Kasus Proyek TI OI
Salah satu contoh Proyek TI Outsourcing adalah sebuah perusahaan minyak internasional di Uni Emirate Arab dengan multidivisi besar yang terdiri dari beberapa divisi dan kelompok system aplikasi, melakukan outsourcing kegiatan operasional TI-nya tetapi untuk cabang di negara lain, kegiatan TI tetap dilakukan secara internal [3]
Cara Mengatur Proyek TI OI pada studi kasus
Untuk menangani studi kasus di atas, perusahaan tersebut membutuhkan tenaga kerja divisi dan ahli sistem aplikasi yang mana akan dipekerjakan pada perusahaan cabang luar negeri. Sesuai dengan alur strategi OI, diawali dari perjanjian antara kedua belah pihak. Perusahaan UEA itu harus memastikan bahwa tenaga kerja outsourcing tersebut mampu, dengan cara melakukan studi kelayakan. Kemudian berlanjutkan hingga dilakukan evaluasi. Evaluasi tersebut dapatdilaksanakan dengan maintenance sistem aplikasi TI. Dengan begitu, perusahaan minyak tersebut dapat mengatur beberapa divisi dengan controlling sekaligus proses maintenance.
Jawaban Pertanyaan Studi Kasus
State three reasons why an organization might decide to outsource its IT provision. Discuss the validity of these reasons.
Jawaban:
Sebuah organisasi lebih memilih outsource untuk melengkapi proyek TI-nya dikarenakan 3 alasan, diantaranya:
1. Apabila proyek dilakukan untuk jangka pendek, outsource menjadi pilihan yang cerdas. Karena perusahaan dapat mengurangi jumlah karyawan, sekaligus meminimalisir cost. Namun jika proyek TI akan berlangsung untuk jangka panjang, lebih baik perusahaan tidak outsourcing, karena akan membuat pengeluaran jadi lebih besar.
2. Apabila kesulitan dalam manajemen internal serta tidak memiliki sumber daya manusia yang mumpuni, maka sebaiknya perusahaan tersebut memilih outsourcing. Sehingga tidak perlu mengadakan pelatihan atau mengontrol kinerja karyawan outsource. Hal ini dikarenakan, karyawan outsource telah mengalami pelatihan di perusahaannya berada. Jadi perusahaan outsource cukup memonitoring kinerjanya saja.
3. Apabila proyek memiliki banyak divisi/bagian untuk dikendalikan, sedangkan general manajer kesulitan me-manage dengan baik, maka lebih baik general manajer memutuskan untuk outsourcing. Karena dengan adanya outsourcing, general manajer tidak perlu mengontrol bagian tersebut. Cukup memonitor dan mempercayakan pihak lain sesuai dengan kontrak kerja. Dengan begitu, general manajer bisa fokus ke divisi/bagian yang lain
Referensi
